20. April 2026 • Assembla Team

STWEG-Protokoll Vorlage: So erstellen Sie rechtssichere Versammlungsprotokolle (mit Gratis-Vorlage)

STWEGProtokollVersammlungVorlageRechtsgrundlagen

Rechtskonforme Vorlage für das Protokoll einer Stockwerkeigentümerversammlung nach Art. 712n ZGB — mit Pflichtbestandteilen, Abstimmungsmodi, häufigsten Anfechtungsgründen und kostenlosem Word-Template zum Download.

Warum das Protokoll über Erfolg oder Anfechtung einer STWEG-Versammlung entscheidet

Das Protokoll einer Stockwerkeigentümerversammlung ist mehr als eine Gedächtnisstütze. Es ist das einzige gerichtsfeste Beweismittel dafür, welche Beschlüsse gefasst wurden, mit welcher Mehrheit und unter welchen Voraussetzungen. Ein Stockwerkeigentümer, der einem Beschluss nicht zugestimmt hat, kann diesen gerichtlich anfechten — und zwar binnen Monatsfrist ab Kenntnisnahme. Rechtliche Grundlage ist Art. 75 ZGB (Anfechtung von Vereinsbeschlüssen), der über Art. 712m Abs. 2 ZGB ausdrücklich auf die Stockwerkeigentümerversammlung Anwendung findet. Das Bundesgericht hat diese Rechtslage mehrfach bestätigt, zuletzt grundsätzlich in BGE 136 III 174.1

Für eine professionelle Verwaltung bedeutet das: Das Protokoll ist nicht der letzte, sondern der wichtigste Schritt der Versammlung. Wir zeigen Ihnen in diesem Leitfaden,

  • welche Bestandteile das Gesetz zwingend verlangt,
  • wie Sie Beschlüsse nach Kopf und Wertquote korrekt dokumentieren,
  • welche fünf Fehler am häufigsten zu Anfechtungen führen — und
  • wie Sie mit unserer kostenlosen Word-Vorlage ab der nächsten Versammlung auf der sicheren Seite sind.

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1. Die Rechtsgrundlage: Art. 712n ZGB

Die Pflicht zur Protokollführung ist in Artikel 712n des Schweizerischen Zivilgesetzbuchs geregelt:

Art. 712n ZGB — Einberufung und Leitung

  1. Die Versammlung der Stockwerkeigentümer wird vom Verwalter einberufen und geleitet, wenn sie nicht anders beschlossen hat.
  2. Die Beschlüsse sind zu protokollieren, und das Protokoll ist vom Verwalter oder von dem den Vorsitz führenden Stockwerkeigentümer aufzubewahren.2

Der Gesetzeswortlaut ist knapp — bewusst. Er legt das Minimum fest: Beschlüsse müssen protokolliert und aufbewahrt werden. In der Praxis gehen die Anforderungen aber weiter, denn ein Protokoll, das nur die Beschlüsse auflistet, reicht nicht, um im Streitfall zu bestehen. Rechtsprechung und die systematische Auslegung der Art. 712m–712p ZGB verlangen insbesondere:

  • Nachweis der Beschlussfähigkeit (Art. 712p ZGB, siehe Abschnitt 2.2)
  • Nachweis der gültigen Einberufung (Frist, Traktandenliste, Zustellung)
  • Nachweis der korrekten Mehrheit je nach Beschlussgegenstand
  • Identifikation der Stimmberechtigten und ihrer Vollmachten

Das Reglement der Gemeinschaft (sofern vorhanden und nach Art. 712g Abs. 3 ZGB aufgestellt) kann darüber hinaus weitere Mindestinhalte vorschreiben. Ein Blick ins eigene Reglement ist vor der Versammlung Pflicht.

2. Die Pflichtbestandteile eines STWEG-Protokolls

Ein rechtssicheres Protokoll enthält mindestens die folgenden Abschnitte.

2.1 Kopfdaten

  • Bezeichnung der Liegenschaft (Strasse, Ort)
  • Art der Versammlung: ordentliche / ausserordentliche
  • Datum und Beginn der Versammlung (das Ende kann im Schlusssatz festgehalten werden)
  • Versammlungsort
  • Vorsitz und Protokollführung (Name, Funktion)

2.2 Präsenzliste und Beschlussfähigkeit

Hier entscheidet sich, ob die Versammlung überhaupt gültige Beschlüsse fassen kann. Massstab ist Art. 712p ZGB:

Art. 712p ZGB — Beschlussfähigkeit

  1. Die Versammlung der Stockwerkeigentümer ist beschlussfähig, wenn die Hälfte aller Stockwerkeigentümer, die zugleich zur Hälfte anteilsberechtigt ist, mindestens aber zwei Stockwerkeigentümer, anwesend oder vertreten sind.
  2. Für den Fall der ungenügenden Beteiligung ist eine zweite Versammlung einzuberufen, die nicht vor Ablauf von zehn Tagen seit der ersten stattfinden darf.
  3. Die zweite Versammlung ist beschlussfähig, wenn der dritte Teil aller Stockwerkeigentümer, mindestens aber zwei, anwesend oder vertreten sind.3

Konkret muss das Protokoll ausweisen:

SpalteInhalt
Name EigentümerMax Muster
Objekt-Nr. / EinheitWohnung 3.1
Wertquote (Promille)85 / 1000
Präsenzpersönlich / vertreten / abwesend
Vertreter (falls vertreten)Name + Vollmacht-Referenz

Am Fuss der Liste: Summen der anwesenden/vertretenen Köpfe und Wertquoten sowie die explizite Feststellung der Beschlussfähigkeit. Ein ausdrücklicher Verweis auf Art. 712p ZGB ist nicht zwingend — entscheidend ist, dass die Zahlen die Schwellen nach Art. 712p ZGB erfüllen und das Protokoll dies festhält.

2.3 Traktanden mit Beschlüssen

Jedes Traktandum wird als eigener Abschnitt geführt und enthält:

  • Antragstext (wortwörtlich aus der Einladung)
  • Abstimmungsmodus (siehe Abschnitt 3)
  • Resultat: Ja / Nein / Enthaltung — nach Köpfen und ggf. Wertquoten
  • Beschlusstext (Endfassung, wie beschlossen)

2.4 Unterschriften

  • Vorsitzender (Verwalter oder gewählter STWEG-Präsident)
  • Protokollführer
  • optional: ein oder zwei Stimmenzähler

3. Kopfstimmen und Wertquoten — welche Mehrheit wann?

Für Verwaltungshandlungen und bauliche Massnahmen gelten gemäss Art. 712g Abs. 1 ZGB die Bestimmungen über das Miteigentum (Art. 647a–647e ZGB). Das Gesetz kennt drei unterschiedliche Mehrheitserfordernisse, je nach Art des Beschlusses.4

Einfache Mehrheit der Miteigentümer

Für notwendige bauliche Massnahmen (Unterhalt, Wiederherstellung, Erneuerung) reicht gemäss Art. 647c ZGB die Zustimmung der Mehrheit aller Miteigentümer — gezählt wird nach Köpfen. Beispiele: Dachreparatur, Austausch einer defekten Heizungsanlage, Fassadensanierung wegen Wassereintritt.

Qualifizierte Mehrheit (Köpfe UND Wertquoten)

Für nützliche bauliche Massnahmen (Wertsteigerung, Verbesserung von Wirtschaftlichkeit oder Gebrauchsfähigkeit) verlangt Art. 647d Abs. 1 ZGB die Zustimmung der Mehrheit aller Miteigentümer, die zugleich den grösseren Teil der Sache vertritt. Also: Mehrheit nach Köpfen UND Mehrheit nach Wertquoten. Beispiele: Einbau einer PV-Anlage, Sanierung zur energetischen Aufwertung, Ausbau eines unbenutzten Estrichs.

Einstimmigkeit

Für luxuriöse Bauarbeiten (reine Verschönerung, Ansehnlichkeit, Bequemlichkeit) verlangt Art. 647e Abs. 1 ZGB grundsätzlich die Zustimmung aller Miteigentümer. Art. 647e Abs. 2 ZGB lässt Ausnahmen zu, wenn die qualifizierte Mehrheit erreicht ist UND die nicht zustimmenden Eigentümer nicht dauernd beeinträchtigt werden und ihre Kostenanteile übernommen werden. Ebenfalls Einstimmigkeit (bzw. eine Aufhebungsvereinbarung aller) verlangt Art. 712f Abs. 2 ZGB für die Aufhebung des Stockwerkeigentums.

Ein Eigentümer, eine Stimme — ausser das Reglement sagt anderes

Grundsätzlich hat jeder Stockwerkeigentümer eine Kopfstimme, unabhängig davon, wie viele Einheiten er besitzt. Mehrere Personen, denen ein Stockwerk gemeinschaftlich zusteht, haben zusammen nur eine Stimme, die sie durch einen Vertreter abgeben (Art. 712o Abs. 1 ZGB).5 Das Reglement kann über Art. 712g Abs. 2 ZGB eine andere Ordnung vorsehen — z. B. eine Stimme pro Einheit («Objektstimmen»). Protokollieren Sie den angewendeten Modus explizit — das ist einer der häufigsten Anfechtungspunkte.

4. Die Standard-Traktanden einer ordentlichen Versammlung

Übliche Reihenfolge (nicht zwingend, aber bewährt):

  1. Begrüssung, Feststellung der Beschlussfähigkeit (inkl. fristgerechter Zustellung der Einladung mit Traktandenliste)
  2. Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung
  3. Jahresrechnung mit Revisorenbericht und Décharge an die Verwaltung
  4. Budget für das kommende Geschäftsjahr
  5. Festlegung der Höhe der Einlagen in den Erneuerungsfonds
  6. Wahlen — Ausschuss und Revisoren (ggf. Verwalter)
  7. Anträge — inkl. bauliche Massnahmen und Anträge von Eigentümern (müssen vor Einberufungsfrist eingereicht sein)
  8. Informationen / Varia — keine Beschlüsse möglich, inkl. Termin der nächsten Versammlung

5. Die fünf häufigsten Fehler, die zur Anfechtung führen

Fehler 1: Unklare Antragsformulierung

«Wir machen die Fassade neu, wenn möglich in Beige.» — Solche Anträge sind nicht beschlussfähig. Ein gerichtsfester Antrag lautet: «Die Versammlung beschliesst, die Fassadensanierung gemäss Offerte der Firma X vom 12.03.2026 zum Pauschalpreis von CHF 142’000 auszuführen. Die Arbeiten beginnen frühestens im April 2026.»

Fehler 2: Falscher Abstimmungsmodus

Wird eine nützliche bauliche Massnahme mit einfacher Kopfstimmenmehrheit statt der qualifizierten Mehrheit nach Art. 647d Abs. 1 ZGB beschlossen, ist der Beschluss anfechtbar — auch wenn er inhaltlich unumstritten war.

Fehler 3: Beschluss zu einem Thema, das nicht traktandiert war

Unter «Varia» dürfen keine Beschlüsse gefasst werden. Abwesende Eigentümer konnten sich auf dieses Thema nicht vorbereiten. Solche Beschlüsse sind regelmässig Gegenstand erfolgreicher Anfechtungen nach Art. 75 ZGB i.V.m. Art. 712m Abs. 2 ZGB.

Fehler 4: Mangelhafte Dokumentation der Vollmachten

Lässt sich ein Eigentümer vertreten, sollte die Vollmacht schriftlich vorliegen und zum Protokoll genommen werden. Das Reglement kann die zulässige Anzahl Vertretungen pro Vertreter begrenzen. Fehlt die Vollmacht oder überschreitet ein Vertreter das Limit, sind die mit seiner Stimme gefassten Beschlüsse anfechtbar.

Fehler 5: Protokoll ohne Unterschrift

Das ZGB setzt keine Unterzeichnungsfrist, aber Reglemente tun es oft. Ein Protokoll ohne Unterschriften des Vorsitzes und der Protokollführung hat im Streitfall erheblich geschwächte Beweiskraft.

Wichtig: Mängel rügen, solange es geht

Formelle Mängel (z. B. fehlerhafter Abstimmungsmodus, Beschlussfassung zu nicht traktandierten Themen) müssen nach bundesgerichtlicher Rechtsprechung bereits während der Versammlung gerügt werden, wenn sie dort noch behoben werden können — sonst kann der Einwand später nach Treu und Glauben (Art. 2 ZGB) ausgeschlossen sein (BGE 136 III 174 E. 5.1.2).1

6. Gratis-Vorlage: Word-Dokument für Ihre nächste STWEG-Versammlung

Wir haben eine editierbare Word-Vorlage erstellt, die alle in Abschnitt 2 besprochenen Pflichtbestandteile abdeckt:

  • ✅ Kopfdaten-Block (Liegenschaft, Versammlungsart, Datum, Ort, Vorsitz und Protokollführung) — siehe 2.1
  • ✅ Beschlussfähigkeits-Block mit Köpfen, Wertquoten und vorberechneten Mehrheitsschwellen (einfaches und qualifiziertes Mehr); die eigentliche Präsenzliste wird als Anhang beigefügt — siehe 2.2
  • ✅ Traktanden-Blöcke mit Platz für Antragstext, Abstimmungsresultat und Beschlusstext — siehe 2.3
  • ✅ Unterschriftenblock für Vorsitz und Protokollführung — siehe 2.4

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Die Vorlage ist ein guter Startpunkt für eine ordentliche Jahresversammlung mit einem überschaubaren Eigentümer-Kreis (bis ca. 20 Einheiten). Bei grösseren Liegenschaften, mehreren parallelen Versammlungen im Team oder komplexeren Traktanden stossen Word-Vorlagen schnell an Grenzen:

  • Das Protokoll wird zur Zweitarbeit. Während der Sitzung machen Sie Notizen, danach sitzen Sie Stunden (oft Tage später) am Rechner und schreiben das eigentliche Protokoll. Erinnerungslücken inklusive.
  • Formatierung frisst Zeit. Copy-Paste aus dem Vorjahr reisst Tabellen, Nummerierungen und Einzüge auseinander. Die nächste Stunde geht für Pixelschieben drauf — statt für den Inhalt.
  • Beschlussfähigkeit und Mehrheiten im Kopf rechnen. Köpfe zählen, Wertquoten summieren, Schwellen vergleichen. Gerade bei qualifizierten Mehrheiten nach Art. 647d ZGB reicht ein kleiner Rechenfehler, um einen Beschluss anfechtbar zu machen.
  • Keine Brücke zwischen Versammlungen. Aufgaben aus Beschlüssen verlieren sich nach wenigen Wochen, Wiedervorlagen (z. B. zweijährliche Leitungsspülung) sind Handarbeit und werden regelmässig vergessen.

7. Ab einer gewissen Grösse: Software statt Vorlage

Assembla begleitet Ihre STWEG-Versammlungen von der ersten Aufgabe bis zum letzten Beschluss. Traktandenliste, Abstimmung und Protokoll fügen sich Schritt für Schritt zusammen — Sie pflegen keine Vorlagen, machen kein Copy-Paste aus dem Vorjahr und kämpfen nicht mit Formatierungen.

  • Traktandenliste aus Ihren Daten — offene und wiederkehrende Anträge landen per Klick auf der Einladung.
  • Protokoll entsteht während der Versammlung, nicht danach. Abstimmungsergebnisse werden direkt beim Antrag festgehalten, und unser AI-Protokoll-Feature formuliert aus der Audio-Aufzeichnung der Versammlungsdiskussion einen Entwurf des Beschlussprotokolls — die AI hat den vollen Kontext, Sie überarbeiten bei Bedarf und exportieren.
  • Abstimmung mit automatischer Mehrheitsberechnung — Kopf- oder Objektstimmen, einfaches oder qualifiziertes Mehr. Vollmachten, Beschlussfähigkeit und Resultate rechnet Assembla mit, live und nachvollziehbar.
  • Anträge mit Status, Historie und Intervallen — wiederkehrende Themen wie Leitungsspülung oder Boilerreinigung werden automatisch auf die nächste Einladung gesetzt.
  • Team-Überblick über alle Versammlungen — Ihr Team sieht jederzeit, was als Nächstes ansteht, wo Aufgaben offen sind und welche Fristen nahen.
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Quellen und weiterführende Literatur

Weitere nützliche Quellen:

Dieser Artikel ist eine redaktionelle Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei komplexen oder strittigen Sachverhalten empfehlen wir die Beizug eines auf Stockwerkeigentum spezialisierten Anwalts oder Notars.

Footnotes

  1. Anfechtung von Beschlüssen der Stockwerkeigentümerversammlung: Art. 75 ZGB i.V.m. Art. 712m Abs. 2 ZGB, bestätigt durch BGE 136 III 174 (BGer 5A_729/2009 vom 26. März 2010), Regeste zu Art. 2, 75 und 712m Abs. 2 ZGB. Die Anfechtungsfrist beträgt gemäss Art. 75 ZGB einen Monat ab Kenntnisnahme. Volltext: https://www.bger.ch/ext/eurospider/live/de/php/clir/http/index.php?highlight_docid=atf%3A%2F%2F136-III-174%3Ade ↩ ↩2

  2. Art. 712n ZGB, Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (SR 210). Offizielle Quelle: Fedlex, https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de (Art. 712n). ↩

  3. Art. 712p ZGB, SR 210. Fedlex: https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de ↩

  4. Mehrheitserfordernisse für bauliche Massnahmen im Miteigentum (analog anwendbar auf Stockwerkeigentum via Art. 712g Abs. 1 ZGB): einfache Mehrheit aller Miteigentümer für notwendige Massnahmen (Art. 647c ZGB), qualifizierte Mehrheit nach Köpfen und Wertquoten für nützliche Massnahmen (Art. 647d Abs. 1 ZGB), Einstimmigkeit bzw. qualifizierte Mehrheit mit Entschädigungspflicht für luxuriöse Massnahmen (Art. 647e ZGB), Aufhebung des Stockwerkeigentums (Art. 712f Abs. 2 ZGB). Alle Artikel: SR 210, https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de ↩

  5. Art. 712o ZGB (Ausübung des Stimmrechtes bei mehreren Berechtigten an einem Stockwerk), SR 210. ↩

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