Alle Funktionen und Antworten auf zentrale Fragen.

Stammdaten kommen automatisch aus Ihrem ERP. Eigentümer­wechsel, neue Liegenschaften und Adress­änderungen werden synchron gehalten, ohne Doppel­erfassung. Eine Standard-Anbindung an Immotop2/Rimo R5, GARAIO REM oder Abacus/AbaImmo ist pro Kunde inklusive; Verwaltungen ohne ERP pflegen die Stammdaten direkt in Assembla.

Über die Standard-Stammdaten hinaus hinterlegen Sie pro Liegenschaft:

• Mehrere Stimmrechts-Gemeinschaften parallel (typisch: STWEG + MEG-Tiefgarage), jede mit eigener Stimm-Logik (Kopf-/Objektstimme)
• Mehrere Buchhaltungen parallel – jede mit eigener Jahresrechnung, Budget und zugewiesenen Revisoren
• Erneuerungsfonds mit Bestand, Einlage und Gebäude­versicherungs­wert – Vorjahres­werte erscheinen automatisch im nächsten Protokoll
• Personenrollen – neben Revisoren und Ausschuss auch eigene wie „Heizungs-Ausschuss" oder „Sanierungs-Komitee"

Sie sehen auf einen Blick, was bei welcher STWEG ansteht: Sitzungstermin, verantwortliche Person, Prozess­fortschritt. Filterbar nach Liegenschaft, Sitzungstyp, Status oder Verantwortlicher Person.

Prozess­abläufe wie „Vorbereitung ordentliche Versammlung" definieren Sie einmal als Vorlage mit Aufgaben­spuren, Verantwortlichen und relativen Fristen. Beim Anlegen einer neuen Sitzung generiert Assembla alle Aufgaben mit konkreten Terminen automatisch: die Bewirtschaftung kümmert sich um Einladung, Durchführung und Protokoll-Versand, die Buchhaltung erstellt rechtzeitig vor der Einladung zur ordentlichen Versammlung den Jahres­abschluss. So kümmern Sie sich um die Inhalte, nicht um die Termin-Planung.

• Feiertags-Warnung pro Kanton bei Termin­konflikten
• Kalender-Abo (Outlook/Google/Apple): Sitzungen und Ihre persönlichen Aufgaben in Ihrem gewohnten Kalender

Heute fängt jede Versammlung von null an: Anträge sammeln, Jahres­rechnung und Budget mit der Buchhaltung abstimmen, offene Folge­aufgaben aus dem Vorjahr nachverfolgen, Traktanden­liste fristgerecht zusammenstellen. Bei einem grösseren Mandats-Bestand summiert sich das schnell auf viele Stunden pro Saison. Mit Vorlagen für wiederkehrende Themen, Beschluss-Bausteinen und Direkt-Import aus früheren Sitzungen sparen Sie hier den grössten Teil der Tipp- und Recherche-Arbeit:

• Wiederkehrende Themen wie Boiler­reinigung, Leitungs­spülung oder Eigentümer-Wünsche „in 3 Jahren wieder traktandieren" – als terminierte Vorlage anlegen, Assembla erinnert automatisch und schlägt das Traktandum zur passenden Sitzung vor
• Anhänge an Liegenschaft, Sitzung oder einzelnem Traktandum – die relevanten Dokumente sind an der richtigen Stelle hinterlegt
• Anträge aus früheren Sitzungen oder aus Ausschuss-Sitzungen direkt importieren – kein Copy-Paste zwischen Word-Dateien
• Traktanden­liste als Word/PDF in einem Klick, versand­fertig

Während der Versammlung erfasst Assembla Anwesenheit und Stimmen, die Auswertung läuft automatisch:

• Präsenz­liste pro Gemeinschaft zum Unterschreiben ausdrucken, Anwesenheit vor Ort oder im Nachgang in Assembla erfassen. Die Beschluss­fähigkeit ist pro Gemeinschaft sofort sichtbar.
• Stimmen pro Traktandum eingeben (Ja/Nein/Enthaltung) – während der Versammlung oder nachträglich aus Notizen. Assembla rechnet automatisch, ob der Beschluss angenommen ist (einfaches/qualifiziertes Mehr, Einstimmigkeit), über Kopf- und Objekt­stimmen sowie Wertquoten.
• Beschluss­texte werden aus dem Abstimmungs­ergebnis automatisch vorformuliert

Nach der Versammlung sind alle Folge-Dokumente in kurzer Zeit bereit:

• Protokoll als Word/PDF – jedes Traktandum sauber und vollständig abgebildet, alle Jahres­zahlen passen automatisch, Budget-Periode und Vorjahres­werte sind korrekt eingespielt, Differenzen (Jahres­rechnung gegen Budget, Erneuerungs­fonds-Entwicklung) werden gerechnet. Sie übertragen keine Zahlen mehr von Hand.
• Beschluss­sammlung der Gemeinschaft als Excel – bei einer Anfrage filtern und exportieren Sie die Beschlüsse der vergangenen Jahre in Sekunden, statt in alten Protokollen zu suchen
• Folge­aufgaben aus Anträgen mit verantwortlicher Person und Fälligkeit – landen direkt in der Aufgaben­verwaltung

Sie kontaktieren die Eigentümer direkt aus Assembla heraus. Kein Wechsel ins Mail-Programm, kein manuelles Zusammen­stellen von Anhängen:

• Versand per E-Mail oder als kopier­barer Gast-Link – Eigentümer ohne Konto klicken den Link und sehen die Dokumente. Keine Anhänge, die in Postfächern verschwinden.
• Pro Versand wählen Sie, welche Anhänge eigentümer­sichtbar sind – sensible Verwaltungs-Dokumente bleiben intern
• Explizite Freigabe vor jeder Veröffentlichung – kein versehentlicher Versand

Pro Gemeinschaft eine einheitliche Ordner­struktur nach Ihrer Vorlage – Reglemente, Protokolle, Abrechnungen und Korrespondenz sind bei jedem Mandat am gleichen Ort:

• Sichtbarkeit pro Dokument: Sie entscheiden je Datei, ob Eigentümer sie sehen – Verwaltungs-Interna bleiben intern
• Schnelle Volltext-Suche über die Dokumente aller Liegenschaften
• Versionen, Tags und Archiv pro Dokument – jede Änderung bleibt nachvollziehbar

Alle Aufgaben aus allen Liegenschaften an einem Ort, mit Filtern und Volltext­suche. Sie sehen sofort, was überfällig ist und aus welchem Kontext es kommt.

• Aufgaben entstehen automatisch (aus Prozess-Vorlagen, aus Beschlüssen) oder manuell – immer mit verantwortlicher Person und Fälligkeit
• In-App- und E-Mail-Benachrichtigungen für zugewiesene Aufgaben
• Persönlicher Aufgaben-Kalender als Abo (Outlook/Google/Apple) – Termine erscheinen in Ihrem gewohnten Kalender, ohne separates Tool
• Jede Aufgabe verlinkt zum auslösenden Beschluss – Sie wissen immer, woher die Aufgabe kommt