Eine gute STWEG-Versammlung beginnt nicht am Abend der Sitzung, sondern Wochen vorher. Diese Checkliste bündelt die Punkte, die in der Praxis am häufigsten übersehen werden — strukturiert nach dem Jahreszyklus, mit konkreten Zeitangaben in Arbeitstagen und Hinweisen auf typische Stolperfallen.

Ergänzend zu dieser Checkliste: Im Beitrag STWEG-Protokoll Vorlage finden Sie eine editierbare Word-Vorlage für das Versammlungsprotokoll plus die rechtlichen Pflichtbestandteile nach Art. 712n ZGB.

Fundament: Stammdaten aktuell halten

Bevor der Zyklus losgeht, braucht jede Liegenschaft saubere Grunddaten. Einmal sauber angelegt, ändern sie sich meist nur bei Verkäufen, Adresswechseln oder Eigentumswechseln:

Eigentümerstamm komplett (Name, Adresse, E-Mail, Telefon)
Eigentumsverhältnisse sauber abgebildet — Einzelperson, Ehepaar, Erbengemeinschaft
Objekte und Wertquoten pro Einheit (Wertquoten addieren sich typischerweise auf 1000 ‰)
Stimmzählart dokumentiert: Kopfstimme (eine Stimme pro Eigentumsverhältnis) oder Objektstimme (eine Stimme pro Einheit)
Mehrheitsschwellen gemäss Gesetz und Reglement — einfache Mehrheit (Kopfmehrheit) für den Regelfall, qualifizierte Mehrheit nach Köpfen und Wertquoten für nützliche bauliche Massnahmen (Art. 647d Abs. 1 ZGB), Einstimmigkeit für luxuriöse Massnahmen (Art. 647e ZGB). Das Reglement kann zusätzliche Schwellen definieren
Einladefrist aus dem Reglement (typisch 30 Tage vor der Versammlung)
Geschäftsjahres-Ende definiert (Standard 31.12.)

Das ganze Jahr: Anträge und Aufgaben laufend sammeln

Versammlungen werden nicht in zwei Wochen vorbereitet, sondern über das ganze Jahr aufgebaut. Wer erst kurz vor der Einladefrist aufwacht, verbringt den Endspurt mit E-Mail-Archäologie:

Anträge laufend erfassen, sobald sie eingehen — von Eigentümern, Ausschuss oder intern
Offene Folgeaufgaben aus dem Vorjahr nachhalten: Offerten einholen, Handwerker beauftragen, Reglementsanpassungen vorbereiten
Wiederkehrende Themen mit Intervall im Blick behalten — z. B. Boilerreinigung oder Leitungsspülung
Ausschuss-Sitzungen (falls vorhanden) protokollieren und Themen für die ordentliche Versammlung vorbereiten
Offerten und Unterlagen für geplante bauliche Massnahmen rechtzeitig einholen, damit sie bei der Einladung beiliegen können

25–5 Arbeitstage vor der Einladefrist: Buchhaltung & Revision

Die Buchhaltung startet deutlich vor der Bewirtschaftung — typischerweise fünf Wochen vor Versammlungsversand:

25 AT vor Einladefrist: Prüfen, ob alle Unterlagen für den Jahresabschluss vorliegen
20 AT vor Einladefrist: Jahresabschluss erstellen (Jahresrechnung, Budget, Erneuerungsfonds-Bestände)
5 AT vor Einladefrist: Revision durchführen lassen, Revisorenbericht entgegennehmen
5 AT vor Einladefrist: Versandbereite Unterlagen für die Einladung bereitstellen

AT = Arbeitstage. Fällt ein Termin auf ein Wochenende, rutscht er auf den vorherigen Freitag.

10–5 Arbeitstage vor der Einladefrist: Traktandenliste finalisieren

Traktandenliste zusammenstellen — offene Anträge, fällige wiederkehrende Themen, Ergebnisse aus Ausschuss-Sitzungen
Beschlussformulierungen für kritische Traktanden vorab entwerfen — mit Betrag, Datum, Offerten-Referenz. Ein Beschluss «Wir sanieren die Fassade» ist nicht beschlussfähig
Abstimmungsmodus pro Antrag festlegen:
- Einfache Mehrheit (notwendige bauliche Massnahmen, Art. 647c ZGB)
- Qualifizierte Mehrheit nach Köpfen und Wertquoten (nützliche bauliche Massnahmen wie PV-Anlage, Art. 647d Abs. 1 ZGB)
- Einstimmigkeit (luxuriöse Massnahmen, Art. 647e ZGB)
Dateianhänge prüfen — Offerten, Pläne, Gutachten, Vorjahresprotokoll
Erneuerungsfonds-Daten eintragen (aktueller Bestand, Einlage-Vorschlag)
Delegierten-Wahlen vorbereiten (Ausschuss, Revisoren)

Zur Einladefrist: Einladung versenden

Fristgerecht zustellen (typisch 30 Tage vor Versammlung — Reglement prüfen)
Beilagen: Traktandenliste, Anträge mit Beschlussvorschlägen, Jahresrechnung, Budget, Revisorenbericht, Vorjahresprotokoll
Vollmachts-Formular beilegen, wenn Vertretungen üblich sind — mit dem Vertretungs-Limit aus dem Reglement
Zustellnachweis aufbewahren (Einschreiben oder nachweisbare E-Mail-Zustellung) — relevant, falls ein Beschluss später angefochten wird

Am Tag der Versammlung

Die Reihenfolge, in der typischerweise gearbeitet wird:

Begrüssung und Feststellung der ordnungsgemässen Einberufung (fristgerecht, vollständige Traktandenliste)
Anwesenheiten und Vollmachten erfassen — persönlich, vertreten, abwesend — inklusive Kopf- und Wertquoten-Summen
Beschlussfähigkeit feststellen und dokumentieren (Art. 712p Abs. 1 ZGB: mindestens die Hälfte der Eigentümer, die zugleich die Hälfte der Wertquoten vertreten)
Abstimmungsmodus pro Traktandum explizit im Protokoll notieren
Resultate (Ja / Nein / Enthaltung) festhalten — nach Köpfen und bei qualifizierter Mehrheit auch nach Wertquoten
Kernaussage und Zusatzinfos pro Antrag stichwortartig notieren (besondere Bedingungen, Einwände, Namen), damit die Beschlusstexte in der Nachbereitung sauber ausformuliert werden können
Sitzungsende (Uhrzeit) festhalten

Typische Fallen an diesem Tag:

«Varia» wird zur Beschlussfassung missbraucht — dort dürfen keine Beschlüsse gefasst werden, sonst anfechtbar nach Art. 75 ZGB i. V. m. Art. 712m Abs. 2 ZGB
Qualifizierte Mehrheit wird nur nach Köpfen gezählt und Wertquoten vergessen — Beschluss anfechtbar
Vollmachts-Limit pro Vertreter laut Reglement wird überschritten — betroffene Stimmen ungültig
Antragsformulierung zu vage («wenn möglich in Beige») — nicht beschlussfähig

7–14 Arbeitstage nach der Versammlung

7 AT nachher: Beschlusstexte finalisieren, Protokoll erstellen, «Sitzung beendet um» und «Protokoll erstellt am» eintragen
14 AT nachher: Protokoll, angepasstes Budget und Einzahlungsscheine an alle Eigentümer versenden
Folgeaufgaben mit Verantwortlichem und Frist anlegen — Offerten, Handwerker, Reglementsanpassungen, Informationen an Eigentümer
Umsetzung bis zur nächsten Versammlung nachverfolgen
Nächste Versammlung generieren — Datum (gleicher Wochentag im Folgejahr), Ort, verantwortliche Personen und Prozessaufgaben

Zeitstrahl auf einen Blick

Beispielablauf bei 30 Tagen Einladefrist:

─── 25 AT vor Einladefrist ── Buchhaltung: Abschlussunterlagen prüfen
─── 20 AT vor Einladefrist ── Buchhaltung: Abschluss erstellen
─── 10 AT vor Einladefrist ── Bewirtschaftung: Einladung vorbereiten
───  5 AT vor Einladefrist ── Revision + versandbereite Unterlagen
═══ EINLADEFRIST (–30 Tage)  ═══ Einladung raus
═══ VERSAMMLUNGSTAG          ═══ Durchführung
───  7 AT nach Versammlung ── Protokoll schreiben
─── 14 AT nach Versammlung ── Protokoll-Versand + Folgeaufgaben + nächste Sitzung generieren

AT = Arbeitstage. Fällt ein Termin auf ein Wochenende, rutscht er auf den vorherigen Freitag.

Ausserordentliche Versammlung

Falls zwischen ordentlichen Versammlungen dringende Themen aufkommen:

Gleicher Ablauf wie bei der ordentlichen Versammlung — allerdings ohne Jahresrechnung, Budget, Erneuerungsfonds und Delegiertenwahlen
Nur Anträge und Informationen als Abschnitte
Einladefrist und Beschlussfähigkeit wie im Reglement (typisch gleich wie bei der ordentlichen Versammlung)

Diese Checkliste in Software: Assembla

Der Ablauf oben wiederholt sich jedes Jahr — und vervielfacht sich mit jeder zusätzlichen Liegenschaft. Assembla bildet genau diesen Jahreszyklus ab, damit Sie nicht jede Versammlung von Null aufziehen:

Jahresübersicht über alle Liegenschaften und Prozessaufgaben — auf einen Blick sichtbar für das ganze Team, inklusive Status pro Aufgabe
Automatische Prozessaufgaben mit Fälligkeitsdaten relativ zu Versammlungstermin, Einladefrist und Geschäftsjahresende — einmal konfigurieren, für jede neue Sitzung rechnet Assembla die Termine selbst aus
Anträge laufend erfassen — das ganze Jahr über, direkt der nächsten Sitzung zugeordnet. Bei aktivem Eigentümer-Portal können Eigentümer selbst einreichen
Traktandenliste per Klick aus fälligen Vorlagen, offenen Anträgen und Ausschussthemen — kein Copy-Paste aus dem Vorjahr
Live-Durchführung: Anwesenheiten, Vollmachten und Abstimmungen mit automatischer Mehrheitsberechnung nach Köpfen oder Wertquoten — Beschlussfähigkeit wird live angezeigt
Beschlusstexte werden aus der Audio-Aufzeichnung der Versammlungsdiskussion und den Abstimmungsergebnissen automatisch formuliert — die AI hat den vollen Kontext, Sie überarbeiten nur noch bei Bedarf
Protokoll als Word oder PDF im Corporate Design Ihrer Verwaltung
Folgeaufgaben direkt aus Beschlüssen — Anträge sind automatisch Aufgaben, mit Verantwortlichem und Frist
Nächste Sitzung per Klick generieren — Datum, Ort, Verantwortliche, Abstimmungskonfigurationen und Prozessaufgaben werden übernommen

Stammdaten werden per Schnittstelle aus Ihrem Verwaltungs-ERP (ImmoTop2, GARAIO REM) angebunden. Heute schon im Einsatz bei Verwaltungen wie vivareal.ch und dinvest.ag — rund 130 STWEGs werden über Assembla geführt, unsere Kunden sparen nach eigenen Angaben rund 60 % Aufwand pro Versammlung.

Demo vereinbaren →

Checkliste: Die perfekte STWEG-Versammlung vorbereiten